Freelancer, Agentur oder In-House? So finden Sie die richtige UX-Hilfe

Ihr Produkt wächst, aber ohne professionellen Support bei der UX stoßen Sie mittlerweile an Grenzen?

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Spüren Sie allmählich, dass Sie die wachsenden Erwartungen Ihrer User nicht mehr auf Ihr Produkt übertragen bekommen?

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Vielleicht ist die Entscheidung deshalb gefallen: Sie brauchen UX-Expertise.

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Aber wie fangen Sie an?

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• Stellen Sie jemanden fest ein (Inhouse)?
• Holen Sie sich Freelancer dazu?
• Arbeiten Sie mit einer spezialisierten Agentur?

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Die Antwort ist nicht einfach, denn sie hängt komplett von Ihrer Situation ab.

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Denken Sie nur: Ein junges Startup braucht eine andere UX Beratung als ein schnell wachsendes Scale-up oder ein großes Unternehmen. Manchmal geht es nur darum, einen Engpass zu überbrücken. In anderen Fällen wollen Sie UX langfristig in Ihrer Firma verankern.

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Und wie flexibel müssen Sie sein? Brauchen Sie immer dieselbe Unterstützung oder muss sie je nach Projekt schnell wachsen und auch wieder schrumpfen können?

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Jede Lösung hat ihren Platz. 

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Und ja, auch wenn wir selbst eine Agentur sind, sind wir ganz ehrlich: Manchmal ist ein Freelancer oder ein*e Festangestellte*r einfach die sinnvollere Wahl.

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Lassen Sie uns schauen, wann welche Lösung am besten funktioniert.

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UX-Freelancer: Schnell, spezialisiert und für klare Aufgaben

Freelancer sind top, wenn Sie schnell spezielles Wissen ohne langfristige Bindung brauchen.

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Gerade für thematisch und zeitlich begrenzte Aufgaben sind sie ideal:

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• Ein kurzer Check der Barrierefreiheit (Accessibility-Audit).
• Gezieltes UX-Research.
• Texte für die Benutzeroberfläche (UX-Writing).

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Viele Firmen nutzen Freelancer, um kurzfristig Lücken im Team zu füllen. Oder um frischen Wind reinzubringen. Sie kennen das: Manchmal ist das interne Team "betriebsblind". Da hilft ein Blick von außen.

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Der große Vorteil gegenüber dem*der internen Mitarbeiter*in? Sie zahlen nur für die Leistung. Keine festen Kosten für Büro, Weiterbildung oder Gehalt. Freelancer sind schnell startklar, neue Arbeitsumgebungen gewohnt und lassen sich flexibel anpassen. Letzteres ist super, wenn das Budget knapp ist oder der UX-Bedarf stark schwankt.

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Aber Achtung: Ein Freelancer ist kein Team! UX ist ein weites Feld: Research, Strategie, Design, Testing.

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Es ist sehr unwahrscheinlich, dass eine Person in jedem dieser Gebiete Expert*in ist. Wir bei brightside Studio haben so ein allwissendes Genie nicht im Team :-) 

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Stellen Sie sich das wie ein Schweizer Taschenmesser vor: Praktisch für vieles, und irgendwie steht am Ende ein Häkchen an der Aufgabe. Aber wenn Sie eine Spezialaufgabe sauber erledigen wollen, brauchen Sie das richtige Profi-Werkzeug.

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Mit einem Freelancer bekommen genau das. Sie sind fachlich stark, häufig aber rein “ausführend”. Einen Freelancer zu finden, der nebenbei auch noch eine Sinn fürs Geschäft mitbringt und Ihr Ziele strategisch mitdenkt, ist schwer.

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Außerdem arbeiten Freelancer oft an mehreren Projekten. Ihr Wissen? Das ist nach dem Projektende schnell wieder weg. Das sollten Sie nicht unterschätzen.

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Agentur versus Freelancer?

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Freelancer sind super, wenn Sie ein Thema schnell voranbringen wollen. Eine Agentur ist besser, wenn Sie mehrere Fachbereiche brauchen oder das Projekt komplex ist. 

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Fällt ein Freelancer aus, hängt das Projekt. 

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Eine Agentur hat nicht nur ein eingespieltes Team mit Backup, sondern in der Regel auch Erfahrung mit größeren Brands und Projekten.

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Trotzdem: Ein Freelancer kann sich sehr viel direkter und persönlicher ins Team integrieren. Die Betonung liegt auf “kann”. Natürlich ist Freelancer nicht gleich Freelancer und Agentur nicht gleich Agentur.

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Kurz gesagt: Freelancer sind perfekt für akute, punktuelle Unterstützung und als Sparringspartner*in. Für langfristige UX-Strategien oder komplexe, kontinuierliche Produktentwicklung kommen sie aber oft an ihre Grenzen.

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Inhouse-UX: Nah dran am Produkt und langfristige Kompetenz

Ein festes Team macht Sinn, wenn UX kein einmaliges Projekt, sondern ein ständiger Teil Ihrer Produktentwicklung sein soll.

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Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein festes Team kennt Ihr Produkt, den Markt und Ihre Kunden in- und auswendig. Während die Agentur als Sparring Partnerzwar auch bei der Feature-Planung am Tisch sitzen kann, ist das In-House Team auch bei All-Hands und allerlei cross-funktionalen Meetings mit dabei und so deutlich tiefer im Business verwoben.

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Wer intern UX aufbaut, investiert auch in die Firmenkultur. Die Teams arbeiten täglich mit Produktmanagement und Entwicklung zusammen. So entsteht ein gemeinsames Verständnis: Entscheidungen werden nutzerzentriert und faktenbasiert getroffen. Das macht Sie langfristig unabhängiger.

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Der Haken: Ein Inhouse-Team ist teuer. Recruiting, Schulungen und Gehälter sind Fixkosten. Und das bleibt so, auch wenn es mal ruhiger wird. Ganz abgesehen davon, dass Sie im selben Zuge auch noch jemanden ins Team holen sollten, der den*die Designer*in leiten kann, als Bindeglied zu anderen Abteilungen fungiert und sich in der Produktentwicklung auskennt. Das kann ein Product Manager, Product Owner oder Head of Product sein. Es wäre riskant, einen Designer ohne Aufsicht einzustellen, da dieser sich möglicherweise auf die falschen Dinge konzentriert, falsche Prioritäten setzt oder einfach schlechte Ergebnisse liefert, wenn er/sie nicht richtig angeleitet wird.

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Außerdem gilt wie beim Freelancer auch hier der Haken: Das UX-Feld ist riesig. Starten Sie nur mit einer Rolle, fehlen schnell wichtige Kompetenzen wie Research oder Prototyping. Holen sie sich gleich mehrere Expert*innen fest ins Team, riskieren Sie, dass der*die Designer*in in Research-Phasen wenig Arbeit auf dem Tisch hat und in Design-Phasen der Researcher.

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Im Vergleich zur Agentur: Interne Teams bringen Nähe und tägliche Geschwindigkeit. Agenturen bringen viel Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit und können schnell Spezialisten ergänzen. Der angesprochene Product Manager/Owner ist hier bereits im Team integriert.

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Wann also sollte man nun ein In-House Team aufbauen?

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Wir sagen: Wenn Sie ein produktorientiertes Unternehmen haben, in dem die UX eine tragende Säule des Geschäftserfolgs ist. Und darüber hinaus: Wenn Sie wirtschaftlich in der Lage sind, die Kosten auch in ruhigen Phasen tragen zu können.

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UX-Agentur: Breite Expertise, Tempo und ein Blick von außen

Eine Agentur ist oft die richtige Wahl, wenn Sie schnell Ergebnisse brauchen und intern nicht alle Skills vorhanden sind.

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Der Unterschied? Der Freelancer bringt eine Fähigkeit mit, das Inhouse-Team ist tief verwurzelt. Die Agentur liefert die gesamte Bandbreite der UX-Disziplinen. Alles aus einer Hand.

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• Research
• Konzept und Design
• Prototyping und Testing

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Das Team kann flexibel zusammengestellt werden. Das spart Zeit. Das ist wie bei einem Orchester: Jeder ist ein Profi, aber erst das perfekte Zusammenspiel macht die Musik.

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Agenturen kennen durch ihre vielen Projekte typische Fehler. Sie bringen Best Practices mit und sind super, um Betriebsblindheit zu vermeiden. Bei wichtigen, komplexen Produkten ist dieser objektive Blick entscheidend.

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Auch wichtig: Das Risiko der Downtime ist geringer. Wenn jemand ausfällt, springt ein anderer ein. Die Qualität hängt nicht von einer einzigen Person ab. Personalmanagement und Krankheit werden nicht zu Ihrem Problem. Und wie auch beim Freelancer: Sie haben keine Kosten für das Onboarding des Designers und seine Tools. 

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Wann ist eine Agentur nicht ideal? 

Wenn Sie planen, langfristig ein eigenes, konstant ausgelastetes Team aufzubauen. Dann ist der Inhouse-Ansatz meist besser.

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Agenturen sind am stärksten bei ambitionierten Projekten: die Überarbeitung eines Produkts, ein neues strategisches Feature, oder Unterstützung bei wichtigen Präsentationen. Eine gute Agentur liefert nicht nur ab, sondern gibt auch Wissen weiter. So können Sie intern langfristig wachsen.

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Fazit: Wenn Sie schnell Experten-Know-how brauchen, Risiken minimieren wollen und ein wichtiges Projekt ansteht, ist eine spezialisierte UX-Agentur ein starker Partner.

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