Deutscher akademischer Austauschdienst
Automatisierte Antworten in My GUIDE
Wie wir My GUIDE geholfen haben, Hochschulen von wiederkehrenden Anfragen zu entlasten und Studierenden schnellere Antworten zu liefern.
Eine Lösung für überfüllte Postfächer und wiederkehrende Fragen
Mit My GUIDE haben wir internationalen Studieninteressierten den Weg nach Deutschland erleichtert, mit dem DAAD Berater-Tool das weltweite Beratungsnetz gestärkt. Doch eine Gruppe blieb lange außen vor: die Hochschulen. Ihre Postfächer quollen über vor identischen Anfragen: „Wann beginnt das Semester?“, „Wie funktioniert die Immatrikulation?“, „Welche Sprachkenntnisse brauche ich?“ Obwohl die Antworten online standen, suchten Studierinteressierte lieber den direkten Kontakt.
Das führte zu Überlastung bei den Hochschulen, langen Reaktionszeiten und Frust auf beiden Seiten. Mit den Automatisierten Antworten haben wir nun auch diese dritte Nutzergruppe entlastet und das My GUIDE Ökosystem erweitert.
Ein klarer Fokus auf die Bedürfnisse von Hochschulen und Studierinteressierten
Um die Hochschulen nachhaltig zu entlasten, entwickelten wir gemeinsam mit dem dem Team von My GUIDE ein neues Feature: Automatisierte Antworten. Statt jede Anfrage individuell zu beantworten, wählen Studierinteressierte heute zunächst aus einer Auswahl an Anliegen, z.B. Zulassungsvoraussetzungen, Bewerbung oder Studienfinanzierung.
Daraus ergeben sich zwei einfache Wege:
Geht es um allgemeine Informationen, erhalten User sofortige Antwort per E-Mail mit geprüften Standardinformationen.
Bei konkreten Anfragen gibt es nach wie eine E-Mail mit der Anfrage an die Hochschule.
Damit bleiben Hochschulen erreichbar, während der Löwenanteil der Anfragen automatisiert per Email beantwortet wird.
Um ein so komplexes System nutzerfreundlich zu gestalten, kombinierten wir mehrere Methoden:
Um ein so komplexes System nutzerfreundlich zu gestalten, kombinierten wir mehrere Methoden:
Enge Zusammenarbeit mit Development, damit technische Anforderungen und Design reibungslos ineinandergreifen.
Klares Verständnis der Nutzerprobleme, erarbeitet aus Hochschul-Feedback und Student Journeys. Besonders wichtig: Hochschulen sträuben sich verständlicherweise gegen zusätzliche Accounts – zumal My GUIDE nicht die einzige Quelle für Anfragen ist. Deshalb hielten wir den gesamten Onboardingprozess so einfach wie möglich: kein weiteres Login, sondern direkte Verifizierung über die bestehende Hochschul-E-Mail.
Iteratives Prototyping, das half, komplexe Abläufe sichtbar zu machen und Stakeholder früh mitzunehmen.
Detailliertes Userflow-Mapping, das zeigte, wo unnötige Hürden lagen – und diese eliminierte.
Eine Plattform, die sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt
Die technische Lösung ist ebenso durchdacht wie einfach zu bedienen:
AI-gestütztes Content-Seeding erzeugt für jedes Thema automatisch einen Textentwurf, basierend auf den offiziellen Hochschulwebseiten. Das nimmt Hochschulen den zusätzlichen Aufwand und stellt sicher, dass Studierende schnell verlässliche Informationen erhalten.
Custom-Editor ermöglicht Hochschulen, diese Inhalte anzupassen, zu ergänzen oder mit eigenen Hinweisen und Veranstaltungen zu versehen.
Bewusste Aktivierung pro Thema stellt sicher, dass nur geprüfte Inhalte live gehen.
Zutritt ohne neues Login – Verifizierung über bestehende Hochschul-E-Mails reicht aus, um den Service sicher zu nutzen.
Marketing als Incentive: Hochschulen können ihre Antwort-E-Mails auch nutzen, um auf weitere Aktionen der Hochschule hinzuweisen
Erste Ergebnisse und Ausblick
Die Automatisierten Antworten sind seit Ende Juni 2025 live und werden bereits von ersten Hochschulen genutzt. Erste Rückmeldungen zeigen eine sehr positive Resonanz: Vor allem die Möglichkeit, KI-generierte Entwürfe mit wenigen Klicks zu prüfen und freizugeben, sorgt für spürbare Entlastung im Hochschul-Alltag.
Konkrete Daten zu Anfragenreduktion oder Nutzungsquoten liegen derzeit noch nicht vor. Diese werden in die Case Study aufgenommen, sobald die Funktion länger im Einsatz ist und belastbare Ergebnisse vorliegen.
