German Academic Exchange Service
Gestaltung des neuen DAAD Beratungs-Tools für das globale Netzwerk
Wie wir My GUIDE angepasst haben, um ein schlankes Beratungssystem für Studienberater zu schaffen, die internationale Studierende weltweit betreuen.
Eine einheitliche Beratungsfunktion für die DAAD-Büros weltweit schaffen
Der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD) hat mehr als 60 Büros auf der ganzen Welt, die internationalen Studierenden dabei helfen, sich rund ums Studium in Deuschland zu orientieren. Wir haben eine in My GUIDE integrierte Beratungsplattform entwickelt, um diese Berater in ihren unterschiedlichen Einsatzgebieten zu unterstützen und eine einheitliche Nutzererfahrung zu schaffen, die persönliche Beratungsgespräche, Videoanrufe und E-Mail-Austausch miteinander verbindet.
Bei der Entwicklung eines solchen weltweit verteilten Netzwerks mussten wir große Unterschiede in Bezug auf digitale Kompetenz, kulturelle Kontexte und technische Infrastruktur berücksichtigen. Von unterschiedlichen Internetgeschwindigkeiten bis hin zu verschiedenen Beratungsstilen - unsere Lösung musste unter allen Bedingungen zuverlässig funktionieren.
Entwicklung eines Tools, das die Effizienz der Berater erhöht und gleichzeitig die Erfahrungen der Studenten verbessert
Durch umfangreiches Nutzerfeedback und kontinuierliche Weiterentwicklung haben wir ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse der DAAD-Mitarbeiter gewonnen und ein Tool entwickelt, das diese Lücke schließt. Leistungsstarke Funktionen helfen den Beratern, ihre Aufgaben schneller zu erledigen, darunter:
Automatisierte Antworten auf allgemeine, unspezifische Fragen
Erstellen von Hinweis- und Notizvorlagen für wiederkehrende Themen
Austausch von Templates mit Kollegen im gesamten Netzwerk
So wird nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch eine konsistente, qualitativ hochwertige Unterstützung für die Studierenden gewährleistet.
Nahtlose Integration mit My GUIDE für bessere Beratungsgespräche
Das wichtigste war, dass wir eine nahtlose Verbindung zwischen der bestehenden My GUIDE Plattform und diesem neuen Beratungstool schaffen mussten. Denn nur so konnten wir sicherstellen, dass sie intuitiv zusammenarbeiten, obwohl sie unterschiedliche Nutzergruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen bedienen.
Berater können direkt auf der Plattform arbeiten und dabei in Echtzeit auf Schülerdaten zugreifen oder diese aktualisieren. Dies beinhaltet:
Personalisierte Beratungsmappen
Studiengangs- und Prüfungsdaten
Profileinstellungen, Checklisten und Hochladen von Dokumenten
Alle Informationen bleiben mit den Schülerkonten synchronisiert, so dass jede Sitzung gezielter und produktiver ist.
Kollaboratives Design, das die globalen Unterschiede in den Beratungsansätzen respektiert
Unser Ansatz kombinierte mehrere Methoden, um ein Tool zu schaffen, das dem globalen Netzwerk des DAAD wirklich dient:
Umfassende Analyse der derzeitigen Arbeitsweise von Beratern in ausgewählten Büros
Identifizierung unterschiedlicher Arbeitsabläufe und organisatorischer Ansätze in den verschiedenen Regionen
Wöchentliche Workshops und Stakeholder-Sitzungen zur iterativen Verfeinerung von Lösungen
Erweiterung des bestehenden My GUIDE Design Systems zur Erhaltung der Einheitlichkeit
Entwicklung eines Onboarding-Videoprozesses, um Beratern den Übergang zu erleichtern
Regelmäßige Usability Tests mit repräsentativen Beratern aus verschiedenen Regionen
Das Ergebnis: Ein robustes, anpassungsfähiges Tool, das den Auftrag des DAAD grenzüberschreitend unterstützt und gleichzeitig die Erfahrungen von Beratern und Studierenden verbessert.
