Wie, wann und warum diese 5 UX Workshops bessere digitale Produkte schaffen

Die kritischen Fehler passieren längst davor, ziehen sich unauffällig durch die gesamte Entwicklung und sind teurer auszumerzen, je länger sie nicht beachtet werden.

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Wir sprechen von (eigentlichen) Basics wie Klarheit über einerseits die Bedürfnisse der Nutzer und andererseits mangelnder interner Abstimmung zwischen Departments. 

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UX Workshops sind hier das entscheidende Werkzeug, das (manchmal mehr als) zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt: Sie vereinen das Wissen verschiedener Stakeholder, verwandeln vage Ideen in greifbare Strategien und stellen sicher, dass am Ende Lösungen entstehen, die sowohl User begeistern als auch KPIs erreichen.

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Was ist ein UX Workshop eigentlich?

Ein UX Workshop ist eine intensive, zeitlich begrenzte Sitzung, in der ein multidisziplinäres Team gemeinsam an einer konkreten Design-Herausforderung arbeitet.

Im Gegensatz zu passiven Meetings stehen hier das „Machen“ und die gemeinsame Entscheidungsfindung im Fokus. Teilnehmer generieren in kurzer Zeit eine Vielzahl an Ideen, visualisieren Konzepte und bewerten diese direkt im Team, um sofort verwertbare Ergebnisse wie Prototypen oder priorisierte Roadmaps zu erhalten.

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Sind UX Workshops nicht einfach lange Meetings?

Der entscheidende Unterschied liegt im Mindset: Meetings sind oft passiv und dienen dem Austausch von Informationen. Wie häufig haben Sie schon ein Meeting betreten in dem Wissen, dass Sie kein Wort sagen werden? 

Workshops wiederum basieren auf aktiver Kollaboration, um Probleme direkt zu lösen. Das funktioniert, indem alle Anwesenden als aktive Gestalter mitwirken, die durch Methoden wie Sketching oder Brainstorming greifbare Ergebnisse erschaffen. Während Meetings oft viele Themen oberflächlich streifen, konzentriert sich ein Workshop tiefgehend auf eine einzige Herausforderung.

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(Warum) lohnt sich die Investition in Workshops?

Die Investition in UX Workshops zahlt sich aus, weil sie das Risiko teurer Fehlentscheidungen minimiert und die Effizienz des gesamten Teams steigert. Anstatt Monate in die Entwicklung von Funktionen zu investieren, die am Ende niemand nutzt, ermöglichen Workshops eine frühzeitige Validierung von Ideen.

Hier einige klassische Beispiele:

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#1 Massive Kostenersparnis durch Fehlerprävention

Die Kosten für Änderungen an einem Produkt steigen im Projektverlauf exponentiell an. Ein Workshop in der frühen Phase kostet lediglich die Zeit der Teilnehmer. Muss hingegen ein bereits fertig programmiertes Feature aufgrund schlechter UX komplett überarbeitet werden, fallen Kosten für Design, Entwicklung, Qualitätssicherung und das erneute Deployment an. Bedeutet: Starke Reduktion der "Waste"-Kosten in der Entwicklung.

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#2 Steigerung der Conversion Rate & ROI

Bestimmte Workshop Formate stellen sicher, dass die Funktionen mit dem höchsten Nutzerwert zuerst gebaut werden. Wenn Nutzer ihre Ziele ohne Reibungsverluste erreichen, steigen die Konversionsraten direkt an. Bedeutet: Höherer Umsatz bei bleibendem Marketing-Budget

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#3 Reduzierung von Supportkosten & Churn

Schlechte UX ist oft die unsichtbare Ursache für eine Flut an Support-Anfragen. Wenn Nutzer frustriert sind, wandern sie zur Konkurrenz ab. Empathy Workshops helfen dem Team, diese Schmerzpunkte zu verstehen und proaktiv zu beheben. Bedeutet: Entlastung des Kundenservice und langfristige Kundenbindung.

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Ein Praxisbeispiel: Der „stille“ Umsatzkiller im Checkout

Stellen Sie sich einen E-Commerce-Anbieter vor, bei dem 30 % der Nutzer den Bezahlvorgang auf der letzten Seite abbrechen.

Ohne Workshop würde das Team vermuten (!), die Versandkosten seien zu hoch. Man plant eine mehrwöchige Rabatt-Aktion und technische Anpassungen am Preissystem. Kosten: Hoch. Ergebnis: Ungewiss.

Mit einem UX Workshop (z. B. Critique oder Empathy) könnte ein multidisziplinäres Team (Entwickler, Designer, Stakeholder) gemeinsam Session Recordings analysieren. Ein Entwickler bemerkt, dass eine bestimmte Fehlermeldung bei mobilen Tastaturen verdeckt wird. Ein Kundenberater ergänzt, dass viele Kunden nach einer spezifischen Zahlungsart fragen, die im Interface schwer zu finden ist.

Anstatt das Preissystem umzubauen, wird folglich in wenigen Tagen das Interface optimiert. Die Abbruchrate sinkt sofort.

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Workshops als Beschleuniger in der Entscheidungsfindung

In klassischen Abstimmungsprozessen ziehen sich Entscheidungen oft über Wochen hin, da Feedbackschleifen asynchron und bruchstückhaft verlaufen. UX Workshops komprimieren diesen Prozess auf wenige Stunden, indem sie alle relevanten Stakeholder gleichzeitig an einen Tisch bringen. Durch Methoden wie das "Dot Voting" oder die "Impact-Effort-Matrix" wird ein sofortiger Konsens erzielt, der auf Fakten und gemeinsamen Erkenntnissen basiert statt auf endlosen Diskussionen.

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Warum fördert Kollaboration das „Shared Ownership“?

Ein UX Workshop bricht das klassische Silo-Denken auf, indem er Backend-Entwickler, Produktmanager und Stakeholder von Anfang an aktiv einbindet. Wenn das gesamte Team am Entstehungsprozess teilnimmt, wird ein gemeinsames Verständnis für die Problemstellung zur wichtigsten "Währung" des Projekts. Dieser direkte Einbezug führt zu einem starken „Buy-in“: Da die Lösung gemeinsam erarbeitet wurde, identifizieren sich alle Beteiligten mit dem Ergebnis, was spätere Grundsatzdiskussionen oder Fragen wie „Warum haben wir das nicht anders gemacht?“ nahezu eliminiert.

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Wie minimieren Workshops teure Fehlentwicklungen?

Ein UX Workshop ist Ihre Versicherung gegen das Bauen am Nutzer vorbei. Anstatt erst nach monatlicher Entwicklung festzustellen, dass ein Feature nicht genutzt wird, machen Workshops Risiken und Reibungspunkte in der User Journey sofort sichtbar. Durch die Kombination von Daten, Expertenwissen und der echten Nutzerstimme werden Annahmen frühzeitig validiert. Dieser "Blick hinter die Fassade" verhindert teure Kurskorrekturen in späteren Phasen und stellt sicher, dass Ressourcen dort investiert werden, wo sie den größten Impact haben.

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Welche Workshop-Formate gibt es für welche Phase?

Es gibt nicht „den einen“ UX Workshop, der universell alle Probleme löst. Stattdessen existiert eine Vielzahl spezialisierter Formate, die jeweils an unterschiedlichen Punkten des Design-Prozesses ansetzen.

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Je nach Fragestellung und Kontext variiert der Aufbau: Während einige Workshops darauf abzielen, in kurzer Zeit viele neue Ideen zu generieren, dienen andere dazu, bestehende Konzepte kritisch zu hinterfragen oder komplexe Roadmaps zu priorisieren. Sie wählen das Werkzeug basierend auf der strategischen Lücke, die Ihr Team gerade schließen muss.

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Was bringt ein Discovery Workshop zum Projektstart?

Ein Discovery Workshop bildet das unverzichtbare Fundament für Ihre Produktentwicklung. Hier kommen Kernteam und wichtige Stakeholder zusammen, um den aktuellen Status quo zu verstehen und einen belastbaren Konsens über Projektziele und Meilensteine zu erzielen.

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Statt isoliert an Annahmen zu arbeiten, bündelt dieses Format das vorhandene Wissen aus verschiedenen Fachbereichen und identifiziert frühzeitig geschäftskritische Anforderungen sowie potenzielle Risiken.

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Das Ziel ist eine messbare Marschrichtung: Sie definieren den Problemraum präzise, identifizieren die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und legen den Scope für Ihr MVP (Minimum Viable Product) fest. Durch diese strukturierte Ausrichtung reduzieren Sie Unsicherheiten massiv und stellen sicher, dass wertvolle Ressourcen von Anfang an in die richtige Richtung investiert werden.

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Checkliste: Wann Sie einen Discovery Workshop brauchen

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[ ] Projektvision ist noch vage oder unklar.

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[ ] Stakeholder haben unterschiedliche Erwartungen an das Ergebnis.

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[ ] Es gibt viele offene Fragen zur technischen Machbarkeit.

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[ ] Nutzerbedürfnisse sind bisher nur Vermutungen.

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Wie hilft ein Empathy Workshop, die Nutzer besser zu verstehen?

Ein Empathy Workshop zielt darauf ab, eine tiefe emotionale Verbindung zwischen dem Produktteam und den tatsächlichen Nutzern herzustellen. Während Daten und Berichte oft abstrakt bleiben, macht dieses Format die Bedürfnisse, Motivationen und Frustrationen der Zielgruppe greifbar.

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Durch Methoden wie Persona-Walkthroughs oder Journey Mapping tauchen Stakeholder direkt in die Lebenswelt der Anwender ein und lernen, Designentscheidungen konsequent aus deren Perspektive zu treffen.

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Das Ziel ist ein radikaler Perspektivwechsel: Weg von einer rein feature-getriebenen Entwicklung hin zu einer echten nutzerzentrierten Haltung. Indem Reibungspunkte in der User Experience visualisiert werden, schafft das Team ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Probleme wirklich gelöst werden müssen. Am Ende steht nicht nur wertvolles Wissen, sondern die Motivation, Produkte zu schaffen, die einen echten Mehrwert im Alltag der Menschen bieten.

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Checkliste: Wann Sie einen Empathy Workshop brauchen:

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[ ] Ihr Team spricht mehr über technische Features als über Nutzerprobleme.

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[ ] Es gibt zwar Nutzerdaten, aber die Stakeholder haben kein Gefühl für die Menschen dahinter.

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[ ] Das Feedback der Nutzer wird oft als „subjektiv“ abgetan oder ignoriert.

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[ ] Die User Journey weist hohe Absprungraten auf, deren emotionale Ursache unklar ist.

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Warum ist ein Design Studio Workshop ideal für die Ideengenerierung?

Ein Design Studio Workshop ist ein hochgradig strukturierter und interaktiver Prozess, der darauf abzielt, in kürzester Zeit eine Vielzahl innovativer Lösungsansätze zu entwickeln. In diesem Format bricht das multidisziplinäre Team aus der reinen Theorie aus und beginnt direkt mit der Visualisierung von Ideen durch Skizzen. Der Fokus liegt dabei auf Quantität statt Qualität, um Perfektionismus zu vermeiden und den kreativen Fluss zu fördern. Durch iterative Runden aus individuellem Skizzieren, Präsentieren und konstruktivem Team-Feedback werden Konzepte sofort verfeinert und zu einer gemeinsamen Vision zusammengeführt.

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Das Ziel ist es, durch die intensive Zusammenarbeit verschiedener Fachdisziplinen wie Design, Entwicklung und Produktmanagement kreative, nutzerzentrierte Designs zu entwickeln. Am Ende des Workshops stehen konkrete Skizzen oder Prototypen, die als fundierte Grundlage für die weitere Ausarbeitung dienen. Das „Klauen“ und Wiederverwerten guter Ansätze der Kollegen ist dabei ausdrücklich erwünscht, um die bestmögliche Gesamtlösung zu finden.

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Checkliste: Wann Sie einen Design Studio Workshop brauchen:

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[ ] Es herrscht Stillstand bei der Ideenfindung für ein spezifisches UX-Problem.

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[ ] Das Team muss schnell eine große Bandbreite an unterschiedlichen Richtungen explorieren.

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[ ] Es fehlt ein gemeinsames Verständnis darüber, wie eine Lösung visuell aussehen könnte.

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[ ] Entscheidungen über Design-Richtungen sollen kollaborativ und nicht im Silo getroffen werden.

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Wie schafft ein Prioritization Workshop Klarheit im Feature-Dschungel?

Ein Prioritization Workshop ist das effektivste Mittel, um aus einer überwältigenden Menge an Ideen und Feature-Requests die wirklich wertstiftenden Initiativen zu identifizieren. In diesem Format kommen Entscheidungsträger und Fachexperten zusammen, um Funktionen objektiv anhand von Kriterien wie Nutzerwert, Business-Impact und technischem Aufwand zu bewerten. Durch strukturierte Methoden wie die Impact-Effort-Matrix oder den $100-Test wird verhindert, dass das lauteste Argument gewinnt oder das Team in Details versinkt.

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Das Ziel ist ein gemeinsamer, faktenbasierter Fokus: Das Team einigt sich auf eine klare Roadmap und vermeidet gefährlichen "Scope Creep", bei dem sich Projekte durch immer neue Anforderungen unkontrolliert ausweiten. Am Ende des Workshops steht ein verbindlicher Aktionsplan, der sicherstellt, dass die begrenzt verfügbaren Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten messbaren Erfolg für das Produkt erzielen.

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Wann Sie einen Prioritization Workshop brauchen:

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[ ] Ihr Backlog ist so groß, dass niemand mehr weiß, was als Nächstes gebaut werden soll.

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[ ] Verschiedene Stakeholder stellen konkurrierende Anforderungen mit gleicher Dringlichkeit.

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[ ] Es herrscht Unklarheit darüber, welche Features den größten Wert für die Nutzer liefern.

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[ ] Die Entwicklung verliert sich in "Nice-to-have"-Funktionen, während Kernprobleme ungelöst bleiben.

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Warum sichert ein Critique Workshop die Designqualität?

Ein Critique Workshop dient dazu, bestehende Designs oder Konzepte systematisch und objektiv zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie die gesteckten Ziele erreichen. Im Kern geht es nicht um persönliche Meinungen oder das „Zerschießen“ von Entwürfen, sondern um eine strukturierte Feedback-Kultur, die Designentscheidungen an Nutzerbedürfnissen und Business-Zielen spiegelt. Durch den Einbezug multidisziplinärer Perspektiven – etwa von Entwicklern oder Produktmanagern – werden potenzielle Usability-Hürden oder technische Inkonsistenzen aufgedeckt, bevor das Produkt in die Umsetzung geht.

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Das Ziel ist die kontinuierliche Verfeinerung und Optimierung der User Experience. Teilnehmer nutzen dabei oft etablierte Kriterien wie Usability-Heuristiken, um Feedback konstruktiv und fundiert zu formulieren. Am Ende steht ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Teile des Designs bereits funktionieren und wo gezielte Nachbesserungen nötig sind, um eine hohe Produktqualität zu gewährleisten.

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Wann Sie einen Critique Workshop brauchen:

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[ ] Feedbackrunden verlaufen oft unsachlich oder basieren rein auf dem persönlichen Geschmack.

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[ ] Es herrscht Unsicherheit darüber, ob die aktuellen Entwürfe die Probleme der Nutzer wirklich lösen.

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[ ] Wichtige Stakeholder fühlen sich bei Designentscheidungen übergangen oder verstehen die Logik dahinter nicht.

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[ ] Sie möchten die Designqualität steigern, indem Sie Expertenwissen aus verschiedenen Abteilungen bündeln.

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Kann man verschiedene Workshop-Formate kombinieren?

In der Praxis existieren diese Formate selten im Vakuum. Erfahrene Teams nutzen Workshops als „Baukasten“ und kombinieren Elemente je nach Zeitbudget und Komplexität.

Beispielsweise kann ein Discovery Workshop nahtlos in eine Priorisierungs-Session übergehen, um die gerade definierten Ziele direkt in erste Roadmap zu gießen. Ebenso ist es üblich, einen Design Studio Workshop mit einer kurzen Critique-Runde abzuschließen, damit die entstandenen Skizzen sofort bewertet und für den nächsten Sprint gefiltert werden. Diese hybriden Ansätze sind besonders in Agilen- oder Lean-Umgebungen wertvoll, da sie den bürokratischen Overhead minimieren und den Output maximieren.

Was sind die Erfolgsfaktoren für die Durchführung?

Ein Workshop ist nur so gut wie seine Vorbereitung und die Dynamik im Raum. Damit aus den Stunden gemeinsamer Arbeit keine teure Zeitverschwendung wird, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Es geht darum, eine Umgebung zu schaffen, in der kreative Lösungen entstehen können und jede Stimme gehört wird.

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Wer sollte am Workshop teilnehmen?

Die Stärke eines UX Workshops liegt in der Diversität der Perspektiven. Ein ideales Team besteht meist aus 4 bis 8 Personen und setzt sich multidisziplinär zusammen: Product Owner für die Business-Sicht, Fachspezialisten für die Domänen-Expertise, UX Designer für die Nutzerbrille und Devs für die technische Machbarkeit. Besonders wertvoll ist es, wenn möglich, auch echte Nutzer oder Kundenvertreter einzubeziehen, um Annahmen direkt vor Ort zu validieren.

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Welche Rolle spielt die Moderation?

Ein erfahrener Facilitator ist der neutrale Steuermann des Workshops. Er achtet strikt auf das Timeboxing, um Diskussionen nicht ausufern zu lassen, und stellt sicher, dass alle Teilnehmer – auch die ruhigeren – aktiv beitragen. Die Moderation sorgt zudem dafür, dass das Team bei Konflikten konstruktiv bleibt und am Ende des Tages klare, dokumentierte Entscheidungen stehen.

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Welche Vorbereitung ist für gute Ergebnisse nötig?

Gute Workshops fangen Tage vor dem eigentlichen Termin an. Neben der Definition eines klaren Ziels und einer präzisen "How-Might-We"-Frage ist die Bereitstellung von Kontext entscheidend. Teilen Sie vorhandene Research-Ergebnisse oder Personas vorab mit dem Team, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand starten. Ob vor Ort mit Whiteboards und Markern oder remote mit Tools wie Miro oder Mural – das Setup muss reibungslos funktionieren, um den kreativen Fokus nicht zu stören.

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Fazit: Vom Plan zur messbaren Verbesserung

UX Workshops sichern nachhaltig die Qualität digitaler Produkte. Indem Sie Silos aufbrechen und Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Meinungen treffen, sparen Sie wertvolle Entwicklungsressourcen und schaffen Erlebnisse, die Ihre Nutzer wirklich brauchen. Ob Sie am Anfang einer Vision stehen oder ein komplexes System optimieren wollen: Das richtige Workshop-Format gibt Ihrem Team die nötige Klarheit und das Momentum für den nächsten großen Schritt.

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Regelmäßige UX-Prüfungen und kollaborative Sitzungen verhindern, dass Ihr Produkt mit der Zeit an Relevanz verliert. Nutzen Sie die hier vorgestellten Formate als Baukasten, um Ihre Produktstrategie Schritt für Schritt zu professionalisieren.

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